Chi siamo e cosa facciamo dei tuoi dati personali?
Porta Medicea S.r.l. d’ora innanzi Titolare del trattamento, tutela la riservatezza dei tuoi dati personali e garantisce ad essi la protezione necessaria da ogni evento che possa metterli a rischio di violazione.
Il Titolare mette in pratica a tal fine policy e prassi aventi riguardo alla raccolta e all’utilizzo dei dati personali e all’esercizio dei diritti che ti sono riconosciuti dalla normativa applicabile. Il Titolare ha cura di aggiornare le policy e le prassi adottate per la protezione dei dati personali ogni volta che ciò si renda necessario e comunque in caso di modifiche normative e organizzative che possano incidere sui trattamenti dei tuoi dati personali.
Il Titolare ha nominato un Data Protection Officer (DPO) che puoi contattare se hai domande sulle policy e le prassi adottate. I dati di contatto del responsabile della protezione dei dati sono i seguenti: dpo@gruppoigd.it
Come raccoglie e tratta i tuoi dati Porta Medicea S.r.l.?
Il Titolare raccoglie e/o riceve le informazioni che ti riguardano, quali:
Le informazioni personali che ti riguardano saranno trattate per:
1) la gestione del rapporto contrattuale di fornitura e i conseguenti adempimenti anche normativi
Il trattamento dei tuoi dati personali avviene per dar corso alle attività preliminari e conseguenti alla gestione del rapporto di fornitura e a quelle strumentali e funzionali al suo svolgimento, nonché per l’adempimento di ogni altro obbligo discendente dal contratto.
Gli obblighi a cui il Titolare deve adempiere in dipendenza del contratto e di normative specifiche che lo disciplinano, sono, tra l’altro quelli di:
– di tenuta della contabilità;
I tuoi dati personali sono raccolti anche presso terzi quali, a titolo esemplificativo:
– persone fisiche (rappresentanti legali);
– altri titolari del trattamento, es. persone giuridiche o anche le società del gruppo di appartenenza del Titolare;
– elenchi tenuti da enti pubblici o equiparati o sotto il controllo dell’autorità pubblica in base a specifica normativa nazionale e/o europea.
2) per la comunicazione a terzi e destinatari
Il trattamento dei tuoi dati personali avviene in dipendenza del contratto e degli obblighi, anche di legge e/o regolamentari, che ne derivano.
I tuoi dati non saranno comunicati a terzi/destinatari per loro finalità autonome a meno che:
1. tu ne dia autorizzazione.
I tuoi dati saranno comunicati a terzi/destinatari qualora:
1. sia necessario per l’adempimento degli obblighi dipendenti dal contratto e da norme di legge che lo disciplinano; la comunicazione avvenga nei confronti di società di revisione e certificazione del bilancio, società di rilevazione e certificazione della qualità, aziende di trasporto e spedizionieri, istituti bancari, Enti pubblici, avvocati e studi legali, consulenti informatici; società del gruppo a cui appartiene il Titolare.
Il Titolare non trasferisce i tuoi dati personali all’estero (paesi extra UE). I tuoi dati personali possono essere diffusi e divulgati mediante i siti web di pertinenza del Titolare ove nel caso vengono pubblicati gli elenchi di fornitori e consulenti in applicazione del Codice etico e degli obblighi di trasparenza e rendicontazione economico – sociale.
La comunicazione e la diffusione riguardano le categorie di dati la cui trasmissione e/o divulgazione si rendano necessarie per lo svolgimento delle attività e finalità perseguite dal Titolare nella gestione del rapporto instaurato. Il relativo trattamento non richiede il consenso dell’interessato nel caso in cui lo stesso avvenga a fronte di obblighi di legge o per dar corso agli obblighi derivanti dal rapporto contrattuale o nel caso dovesse ricorrere altra ipotesi di esclusione (in specie applicazione delle prescrizioni di cui al Codice etico e/o legittimo interesse del Titolare), espressamente prevista o dipendente dalla normativa e dai regolamenti applicati dal Titolare, o anche mediante soggetti terzi individuati quali responsabili del trattamento.
Che cosa succede se non fornisci i tuoi dati?
Quelli tra i tuoi dati, raccolti o comunque ottenuti dal Titolare, si intendono necessari e il mancato conferimento comporta l’impossibilità per il Titolare di dar seguito alle attività relative al trattamento principale, ovvero a:
– la gestione del contratto di fornitura;
– gli adempimenti, anche legali, che derivano dal rapporto instaurato.
Il Titolare ha inteso svolgere alcuni trattamenti in funzione di determinati legittimi interessi che non pregiudicano il tuo diritto alla riservatezza, come quelli che:
Come e per quanto tempo vengono conservati i tuoi dati?
Come
Il trattamento dei dati è eseguito attraverso supporti cartacei o procedure informatiche da parte di soggetti interni appositamente autorizzati e formati. A questi è consentito l’accesso ai tuoi dati personali nella misura e nei limiti in cui esso è necessario per lo svolgimento delle attività di trattamento che ti riguardano.
Il Titolare verifica periodicamente gli strumenti mediante i quali i tuoi dati vengono trattati e le misure di sicurezza per essi previste di cui prevede l’aggiornamento costante; verifica, anche per il tramite dei soggetti autorizzati al trattamento, che non siano raccolti, trattati, archiviati o conservati dati personali di cui non sia necessario il trattamento; verifica che i dati siano conservati con la garanzia di integrità e di autenticità e del loro uso per le finalità dei trattamenti effettivamente svolti.
Dove
I dati sono conservati in archivi cartacei, informatici e telematici situati all’interno dello spazio economico europeo, e sono assicurate misure di sicurezza adeguate.
Quanto tempo
I dati personali trattati dal Titolare vengono conservati per il tempo necessario al compimento delle attività legate alla gestione del contratto con il Titolare e fino ai dieci anni successivi alla sua conclusione o da quando i diritti che da esso dipendono possono essere fatti valere (ai sensi degli artt. 2935 e 2947 c.c.); nonché per l’adempimento degli obblighi (es. quelli fiscali e contabili) che rimangono anche dopo la conclusione del contratto (art. 2220 c.c.), ai cui fini il Titolare deve conservare solo i dati necessari per il loro perseguimento. I dati relativi a condanne penali e/o reati trattati esclusivamente per la gestione dei contenziosi e per specifici obblighi normativi in capo al Titolare sono conservati fino ad un massimo di 3 anni dalla raccolta.
Sono fatti salvi i casi in cui si dovessero far valere in giudizio i diritti derivanti dal contratto, nel qual caso i tuoi dati, solo quelli necessari per tali finalità, saranno trattati per il tempo indispensabile al loro perseguimento. È fatto comunque salvo il tuo diritto di opporti in ogni momento ai trattamenti fondati sul legittimo interesse per motivi connessi alla tua situazione particolare.
Quali sono i tuoi diritti?
In sostanza tu, in ogni momento e a titolo gratuito e senza oneri e formalità particolari per la tua richiesta, puoi;
– ottenere conferma del trattamento operato dal Titolare;
– accedere ai tuoi dati personali e conoscerne l’origine (quando i dati non sono ottenuti da te direttamente), le finalità e gli scopi del trattamento, i dati dei soggetti a cui essi sono comunicati, il periodo di conservazione dei tuoi dati o i criteri utili per determinarlo;
– aggiornare o rettificare i tuoi dati personali in modo che siano sempre esatti e accurati;
– cancellare i tuoi dati personali dalle banche dati e/o dagli archivi anche di backup del Titolare nel caso, tra gli altri, in cui non siano più necessari per le finalità del trattamento o se questo si assume come illecito, e sempre se ne sussistano le condizioni previste per legge; e comunque se il trattamento non sia giustificato da un altro motivo ugualmente legittimo;
– limitare il trattamento dei tuoi dati personali in talune circostanze, ad esempio laddove tu ne abbia contestato l’esattezza, per il periodo necessario al Titolare per verificarne l’accuratezza. Tu devi essere informato, in tempi congrui, anche di quando il periodo di sospensione si sia compiuto o la causa della limitazione del trattamento sia venuta meno, e quindi la limitazione stessa revocata;
– ottenere i tuoi dati personali, se ricevuti o trattati dal Titolare con il tuo consenso e/o se il loro trattamento avvenga sulla base di un contratto e con strumenti automatizzati, in formato elettronico anche al fine di trasmetterli ad altro titolare del trattamento.
Il Titolare dovrà procedere in tal senso senza ritardo e, comunque, al più tardi entro un mese dal ricevimento della tua richiesta. Il termine può essere prorogato di due mesi, se necessario, tenuto conto della complessità e del numero delle richieste ricevute dal Titolare. In tali casi il Titolare, entro un mese dal ricevimento della tua richiesta, dovrà informarti e metterti al corrente dei motivi della proroga.
Per ogni ulteriore informazione e comunque per inviare la tua richiesta devi rivolgerti al Titolare all’indirizzo mail privacy@gruppoigd.it.
Come e quando puoi opporti al trattamento dei tuoi dati personali?
Per motivi relativi alla tua situazione particolare, puoi opporti in ogni momento al trattamento dei tuoi dati personali se esso è fondato sul legittimo interesse, inviando la tua richiesta al Titolare all’indirizzo mail privacy@gruppoigd.it
Tu hai diritto alla cancellazione dei tuoi dati personali se non esiste un motivo legittimo prevalente rispetto a quello che ha dato origine alla tua richiesta.
A chi puoi proporre reclamo?
Fatta salva ogni altra azione in sede amministrativa o giudiziale, tu puoi presentare un reclamo all’autorità di controllo competente ovvero a quella che svolge i suoi compiti ed esercita i suoi dove hai la tua residenza abituale o lavori o se diverso nello Stato membro
dove è avvenuta la violazione del Regolamento (UE) 2016/679.
Ogni aggiornamento della presente informativa ti sarà comunicato tempestivamente e mediante mezzi congrui e altrettanto ti sarà comunicato se il Titolare darà seguito al trattamento dei tuoi dati per finalità ulteriori rispetto a quelle di cui alla presente informativa
prima di procedervi e in tempo per prestare il tuo consenso se necessario.
