Chi siamo e cosa facciamo dei tuoi dati personali?

Porta Medicea S.r.l., d’ora innanzi Titolare del trattamento, tutela la riservatezza dei tuoi dati personali e garantisce ad essi la protezione necessaria da ogni evento che possa metterli a rischio di violazione.

Il Titolare mette in pratica a tal fine policy e prassi aventi riguardo alla raccolta e all’utilizzo dei dati personali e all’esercizio dei diritti che ti sono riconosciuti dalla normativa applicabile. Il Titolare ha cura di aggiornare le policy e le prassi adottate per la protezione
dei dati personali ogni volta che ciò si renda necessario e comunque in caso di modifiche normative e organizzative che possano incidere sui trattamenti dei tuoi dati personali.

Il Titolare ha nominato un Data Protection Officer (DPO) che puoi contattare se hai domande sulle policy e le prassi adottate. I dati di contatto del responsabile della protezione dei dati sono i seguenti: dpo@gruppoigd.it

Come raccoglie e tratta i tuoi dati il Titolare?

Il Titolare raccoglie e/o riceve le informazioni che ti riguardano, quali:
o nome, cognome, codice fiscale, e-mail, numero di telefono fisso e/o mobile, indirizzo, luogo e data di nascita
o dati relativi allo stato di salute qualora l’interessato appartenga a categorie protette
o dati relativi a condanne penali/reati (trattati esclusivamente specifici obblighi normativi in capo al Titolare quali, ad esempio, D.lgs. 231/01 o la normativa antiriciclaggio o per la gestione del contenzioso)
o log e indirizzi IP

Le informazioni personali che ti riguardano saranno trattate per:
1) la selezione del personale e/o l’avvio di una collaborazione

Il trattamento dei tuoi dati personali avviene per dar corso alle attività conseguenti alla gestione della selezione del personale effettuata dal Titolare, quali:
 la ricerca di candidati ai posti di lavoro richiesti dal Titolare;
 la raccolta delle candidature e dei curricula che può avvenire mediante l’uso di due tipi di fonti:
– interne al Titolare (annunci di ricerca del Titolare, segnalazione da parte dei dipendenti del Titolare, curriculum ricevuti spontaneamente);
– esterne al Titolare (annunci di ricerca del personale veicolate per il tramite di agenzie di selezione, agenzie interinali, università, istituti scolastici, inserzione su quotidiani, riviste, periodici specializzati);
 l’esame dei curricula ricevuti per uno primo screening;
 l’organizzazione di colloqui selettivi;
 l’inserimento nel contesto organizzativo del Titolare del candidato risultato più idoneo;
 l’adempimento di specifici obblighi e l’esecuzione di specifici compiti derivanti da leggi, regolamenti o contratti collettivi anche aziendali, in particolare ai fini dell’instaurazione del rapporto di lavoro e/o del rapporto di collaborazione, nonché dell’individuazione di agevolazioni applicabili all’eventuale rapporto contrattuale con soggetti appartenenti a categorie protette.

I tuoi dati personali sono raccolti anche presso terzi quali, a titolo esemplificativo:
 altri titolari del trattamento, es. le società del gruppo di appartenenza del Titolare;
 soggetti privati che svolgono attività di somministrazione di lavoro, intermediazione, ricerca e selezione del personale, formazione e attività di supporto alla ricollocazione professionale;
 università e istituti scolastici;
 familiari e conviventi.
Laddove previsto, è fatto salvo il diritto di rettifica dei dati rilasciati o raccolti dal Titolare.

2) per la comunicazione a terzi e destinatari
I tuoi dati non saranno comunicati a terzi/destinatari per loro finalità autonome a meno che:
1. tu ne dia autorizzazione.

I tuoi dati saranno comunicati a terzi/destinatari qualora:
1. sia necessario per l’adempimento degli obblighi dipendenti da norme di legge che lo disciplinano (es. per la difesa dei tuoi diritti, etc.); la comunicazione avvenga nei confronti di consulenti del lavoro, consulenti informatici, formatori, università e istituti scolastici, familiari e conviventi, società di ricerca e selezione del personale, consulenti informatici, agenzie per il lavoro, enti per la formazione, società del Gruppo a cui appartiene il Titolare.

3) per finalità di sicurezza informatica
Il Titolare tratta, anche per mezzo dei suoi fornitori (terzi e/o destinatari), i tuoi dati personali, anche informatici (es. accessi logici) in misura strettamente necessaria e proporzionata per garantire la sicurezza e la capacità di una rete o dei server ad essa connessi di resistere, a un dato livello di sicurezza, a eventi imprevisti o atti illeciti o dolosi che compromettano la disponibilità, l’autenticità, l’integrità e la riservatezza dei dati personali conservati o trasmessi.

A tali fini il Titolare prevede procedure per la gestione della violazione dei dati personali (data breach) nel rispetto degli obblighi di legge al cui adempimento è tenuta.

Che cosa succede se non fornisci i tuoi dati?

I dati raccolti o comunque ottenuti dal Titolare si intendono necessari e il mancato conferimento comporta l’impossibilità per il Titolare di dar seguito alle attività relative al trattamento principale, ovvero a:
– valutare la tua candidatura nel processo di selezione del personale effettuata dal Titolare anche per il tramite dei suoi fornitori (terzi/destinatari);
– gestire il processo di selezione del personale in tutte le sue fasi;
– per gli adempimenti che ne discendono.

Il Titolare ha inteso svolgere alcuni trattamenti in funzione di determinati legittimi interessi che non pregiudicano il tuo diritto alla riservatezza, come quelli che:
 permettono di prevenire incidenti informatici e la notificazione all’autorità di controllo o la comunicazione agli utenti, se necessarie, della violazione dei dati personali;
 permettono la comunicazione dei dati personali alle società del gruppo di appartenenza del Titolare per fini amministrativi;
 permettono la comunicazione a terzi/destinatari per attività legate a quelle di gestione del processo di selezione del personale.

Come e per quanto tempo vengono conservati i tuoi dati?

Come
Il trattamento dei dati è eseguito attraverso supporti cartacei o procedure informatiche da parte di soggetti interni appositamente autorizzati e formati. A questi è consentito l’accesso ai tuoi dati personali nella misura e nei limiti in cui esso è necessario per lo svolgimento delle attività di trattamento che ti riguardano. I tuoi dati, soprattutto quelli appartenenti a categorie particolari, sono trattati separatamente dagli altri anche mediante metodi di pseudonimizzazione o di aggregazione che non permettano di identificarti in modo agevole.

Il Titolare verifica periodicamente gli strumenti mediante i quali i tuoi dati vengono trattati e le misure di sicurezza per essi previste di cui prevede l’aggiornamento costante; verifica, anche per il tramite dei soggetti autorizzati al trattamento, che non siano raccolti, trattati, archiviati o conservati dati personali di cui non sia necessario il trattamento; verifica che i dati siano conservati con la garanzia di integrità e di autenticità e del loro uso per le finalità dei trattamenti effettivamente svolti.

Dove
I dati sono conservati in archivi cartacei, informatici e telematici situati all’interno dello spazio economico europeo, e sono assicurate misure di sicurezza adeguate.

Quanto tempo
I dati personali trattati dal Titolare vengono conservati per il tempo necessario al compimento delle attività legate alla selezione del candidato e comunque non oltre 24 mesi dalla loro raccolta salvo l’eventuale instaurazione del rapporto di lavoro e/o di collaborazione. Sono fatti salvi i casi in cui si dovessero far valere in giudizio i diritti dipendenti dal trattamento in essere, nel qual caso i tuoi dati, solo quelli necessari per tali finalità, saranno trattati per il tempo indispensabile al loro perseguimento.

E’ fatto comunque salvo il tuo diritto di opporti in ogni momento ai trattamenti fondati sul legittimo interesse per motivi connessi alla tua situazione particolare.

Quali sono i tuoi diritti?

In sostanza tu, in ogni momento, e fin quando perdura il trattamento, e a titolo gratuito e senza oneri e formalità particolari per la tua richiesta, puoi:
– ottenere conferma del trattamento operato dal Titolare;
– accedere ai tuoi dati personali e conoscerne l’origine (quando i dati non sono ottenuti da te direttamente), le finalità e gli scopi del trattamento, i dati dei soggetti a cui essi sono comunicati, il periodo di conservazione dei tuoi dati o i criteri utili per determinarlo;
– aggiornare o rettificare i tuoi dati personali in modo che siano sempre esatti e accurati;
– cancellare i tuoi dati personali dalle banche dati e/o dagli archivi anche di backup del Titolare nel caso, tra gli altri, in cui non siano più necessari per le finalità del trattamento o se questo si assume come illecito, e sempre se ne sussistano le condizioni previste per legge; e comunque se il trattamento non sia giustificato da un altro motivo ugualmente legittimo;
– limitare il trattamento dei tuoi dati personali in talune circostanze, ad esempio laddove tu ne abbia contestato l’esattezza, per il periodo necessario al Titolare per verificarne l’accuratezza. Tu devi essere informato, in tempi congrui, anche di quando il periodo di
sospensione si sia compiuto o la causa della limitazione del trattamento sia venuta meno, e quindi la limitazione stessa revocata;
– ottenere i tuoi dati personali, se ricevuti o trattati dal Titolare con il tuo consenso e/o se il loro trattamento avvenga sulla base di un contratto e con strumenti automatizzati, in formato elettronico anche al fine di trasmetterli ad altro titolare del trattamento.

Il Titolare dovrà procedere in tal senso senza ritardo e, comunque, al più tardi entro un mese dal ricevimento della tua richiesta. Il termine può essere prorogato di due mesi, se necessario, tenuto conto della complessità e del numero delle richieste ricevute dal Titolare.

In tali casi Il Titolare, entro un mese dal ricevimento della tua richiesta, dovrà informarti e metterti al corrente dei motivi della proroga. Per ogni ulteriore informazione e comunque per inviare la tua richiesta devi rivolgerti al Titolare, all’indirizzo privacy@gruppoigd.it.

Come e quando puoi opporti al trattamento dei tuoi dati personali?

Per motivi relativi alla tua situazione particolare, puoi opporti in ogni momento al trattamento dei tuoi dati personali se esso è fondato sul legittimo interesse, inviando la tua richiesta al Titolare, all’indirizzo privacy@gruppoigd.it.

Tu hai diritto alla cancellazione dei tuoi dati personali se non esiste un motivo legittimo prevalente rispetto a quello che ha dato origine alla tua richiesta.

A chi puoi proporre reclamo?

Fatta salva ogni altra azione in sede amministrativa o giudiziale, tu puoi presentare un reclamo all’autorità di controllo competente ovvero a quella che svolge i suoi compiti ed esercita i suoi poteri in Italia dove hai la tua residenza abituale o lavori o se diverso nello
Stato membro dove è avvenuta la violazione del Regolamento (UE) 2016/679.

Ogni aggiornamento della presente informativa ti sarà comunicato tempestivamente e mediante mezzi congrui e altrettanto ti sarà comunicato se il Titolare darà seguito al trattamento dei tuoi dati per finalità ulteriori rispetto a quelle di cui alla presente informativa
prima di procedervi e in tempo per prestare il tuo consenso se necessario.