Chi siamo e cosa facciamo dei tuoi dati personali?

IGD Service S.r.l. d’ora innanzi Titolare del trattamento, tutela la riservatezza dei tuoi dati personali e garantisce ad essi la protezione necessaria da ogni evento che possa metterli a rischio di violazione.

Il Titolare mette in pratica a tal fine policy e prassi aventi riguardo alla raccolta e all’utilizzo dei dati personali e all’esercizio dei diritti che ti sono riconosciuti dalla normativa applicabile. Il Titolare ha cura di aggiornare le policy e le prassi adottate per la protezione dei dati personali ogni volta che ciò si renda necessario e comunque in caso di modifiche normative e organizzative che possano incidere sui trattamenti dei tuoi dati personali.

Il Titolare ha nominato un Data Protection Officer (DPO) che puoi contattare se hai domande sulle policy e le prassi adottate. I dati di contatto del responsabile della protezione dei dati sono i seguenti: dpo@gruppoigd.it.

Come raccoglie e tratta i tuoi dati il Titolare?

Il Titolare raccoglie e/o riceve le informazioni che ti riguardano, quali:

• nome, cognome
• codice fiscale
• mail
• numero di telefono fisso e/o mobile

Le informazioni personali che ti riguardano saranno trattate per:

1) la gestione dell’evento cui tu partecipi e/o intendi partecipare

Il trattamento dei tuoi dati personali avviene per dar corso alle attività preliminari e conseguenti alla gestione della tua all’evento indetto dal Titolare e a quelle strumentali e funzionali al suo svolgimento, nonché per l’adempimento di ogni altro obbligo discendente dalla tua partecipazione.

Gli obblighi a cui il Titolare deve adempiere in dipendenza del contratto e di normative specifiche che lo disciplinano, sono quelli di:

• monitoraggio/aggiornamento delle condizioni del servizio.

I tuoi dati personali sono raccolti anche presso terzi quali, a titolo esemplificativo:

• altri titolari del trattamento, es. le Società del Gruppo a cui appartiene il Titolare.

2) per la comunicazione a terzi e destinatari

Il trattamento dei tuoi dati personali avviene in dipendenza del contratto e degli obblighi, anche di legge e/o regolamentari, che ne derivano.

I tuoi dati non saranno comunicati a terzi/destinatari per loro finalità autonome a meno che:

• tu ne dia autorizzazione.

I tuoi dati, altresì, saranno comunicati a terzi/destinatari qualora:

• la comunicazione sia necessaria per l’adempimento degli obblighi dipendenti dal contratto e da norme di legge che lo disciplinano;
• la comunicazione avvenga nei confronti di fornitori per l’organizzazione e la gestione di eventi, ristoratori e fornitori di servizi catering, società del Gruppo a cui appartiene il Titolare, società di elaborazione dati e di servizi informatici, consulenti legali.

Che cosa succede se non fornisci i tuoi dati?

Il Titolare se non fornisci i tuoi dati personali, non potrà dar seguito ai trattamenti legati alla gestione del contratto e dei servizi ad esso collegati né agli adempimenti che da essi dipendono.

Il Titolare ha inteso svolgere alcuni trattamenti in funzione di determinati legittimi interessi che non pregiudicano il tuo diritto alla riservatezza, come quelli che:

• permettono di prevenire incidenti informatici e la notificazione all’autorità di controllo o la comunicazione agli utenti, se necessarie, della violazione dei dati personali;
• permettono la comunicazione dei dati personali alle società del gruppo di appartenenza per fini amministrativi;
• permettono la comunicazione a terzi/destinatari per attività legate a quelle di gestione del contratto.

Come e per quanto tempo vengono conservati i tuoi dati?

Come

Il trattamento dei dati è eseguito attraverso supporti cartacei o procedure informatiche da parte di soggetti interni appositamente autorizzati e formati. A questi è consentito l’accesso ai tuoi dati personali nella misura e nei limiti in cui esso è necessario per lo svolgimento delle attività di trattamento che ti riguardano.

Il Titolare verifica periodicamente gli strumenti mediante i quali i tuoi dati vengono trattati e le misure di sicurezza per essi previste di cui prevede l’aggiornamento costante; verifica, anche per il tramite dei soggetti autorizzati al trattamento, che non siano raccolti, trattati, archiviati o conservati dati personali di cui non sia necessario il trattamento; verifica che i dati siano conservati con la garanzia di integrità e di autenticità e del loro uso per le finalità dei trattamenti effettivamente svolti.

Dove

I dati sono conservati in archivi cartacei, informatici e telematici situati all’interno dello Spazio economico europeo, e sono assicurate misure di sicurezza adeguate.

Quanto tempo

I dati personali trattati dal Titolare vengono conservati per il tempo necessario al compimento delle attività legate alla gestione dell’evento e fino ai dieci anni successivi alla sua conclusione (art.
2946 cc.) o da quando i diritti che da esso dipendono possono essere fatti valere (ai sensi dell’art. 2935 c.c.); nonché per l’adempimento degli obblighi (es. quelli fiscali e contabili) che rimangono anche dopo la conclusione del contratto (art. 2220 c.c.), ai cui fini Il Titolare deve conservare solo i dati necessari per il loro perseguimento. Sono fatti salvi i casi in cui si dovessero far valere in giudizio i diritti derivanti dal contratto, nel qual caso i tuoi dati, solo quelli necessari per tali finalità, saranno trattati per il tempo indispensabile al loro perseguimento.

E’ fatto comunque salvo il tuo diritto di opporti in ogni momento ai trattamenti fondati sul legittimo interesse per motivi connessi alla tua situazione particolare.

Quali sono i tuoi diritti?

In sostanza tu, in ogni momento e a titolo gratuito e senza oneri e formalità particolari per la tua richiesta, puoi;

• ottenere conferma del trattamento operato dal Titolare;
• accedere ai tuoi dati personali e conoscerne l’origine (quando i dati non sono ottenuti da te direttamente), le finalità e gli scopi del trattamento, i dati dei soggetti a cui essi sono comunicati, il periodo di conservazione dei tuoi dati o i criteri utili per determinarlo;
• revocare il consenso in qualunque momento, nel caso in cui questo costituisca la base del trattamento. La revoca del consenso comunque non pregiudica la liceità del trattamento basata sul consenso svolto prima della revoca stessa;
• aggiornare o rettificare i tuoi dati personali in modo che siano sempre esatti e accurati;
• cancellare i tuoi dati personali dalle banche dati e/o dagli archivi anche di backup del Titolare nel caso, tra gli altri, in cui non siano più necessari per le finalità del trattamento o se questo si assume come illecito, e sempre se ne sussistano le condizioni previste per legge; e comunque se il trattamento non sia giustificato da un altro motivo ugualmente legittimo;
• limitare il trattamento dei tuoi dati personali in talune circostanze, ad esempio laddove tu ne abbia contestato l’esattezza, per il periodo necessario al Titolare per verificarne l’accuratezza. Tu devi essere informato, in tempi congrui, anche di quando il periodo di sospensione si sia compiuto o la causa della limitazione del trattamento sia venuta meno, e quindi la limitazione stessa revocata;
• ottenere i tuoi dati personali, se ricevuti e/o comunque trattati dal Titolare con il tuo consenso e/o se il loro trattamento avvenga sulla base di un contratto e con strumenti automatizzati, in formato elettronico anche al fine di trasmetterli ad altro titolare del trattamento.

Il Titolare dovrà procedere in tal senso senza ritardo e, comunque, al più tardi entro un mese dal ricevimento della tua richiesta. Il termine può essere prorogato di due mesi, se necessario, tenuto conto della complessità e del numero delle richieste ricevute dal Titolare. In tali casi il Titolare entro un mese dal ricevimento della tua richiesta, ti informerà e ti metterà al corrente dei motivi della proroga.

Per ogni ulteriore informazione e comunque per inviare la tua richiesta devi rivolgerti al Titolare all’indirizzo privacy@gruppoigd.it.

Come e quando puoi opporti al trattamento dei tuoi dati personali?

Per motivi relativi alla tua situazione particolare, puoi opporti in ogni momento al trattamento dei tuoi dati personali se esso è fondato sul legittimo interesse o se avviene per finalità di marketing (diretto, ricerche e indagini di mercato), inviando la tua richiesta al Titolare all’indirizzo privacy@gruppoigd.it.

Tu hai diritto alla cancellazione dei tuoi dati personali se non esiste un motivo legittimo prevalente rispetto a quello che ha dato origine alla tua richiesta, e comunque nel caso in cui tu ti sia opposto al trattamento per finalità di marketing (diretto, ricerche e indagini di mercato).

A chi puoi proporre reclamo?

Fatta salva ogni altra azione in sede amministrativa o giudiziale, tu puoi presentare un reclamo all’autorità di controllo competente ovvero a quella che svolge i suoi compiti ed esercita i suoi dove hai la tua residenza abituale o lavori o se diverso nello Stato membro dove è avvenuta la violazione del Regolamento (UE) 2016/679.

Ogni aggiornamento della presente informativa ti sarà comunicato tempestivamente e mediante mezzi congrui e altrettanto ti sarà comunicato se il Titolare darà seguito al trattamento dei tuoi dati per finalità ulteriori rispetto a quelle di cui alla presente informativa prima di procedervi e in tempo per prestare il tuo consenso se necessario.